La coordinación de actividades empresariales, aunque es de vital importancia, es una acción que requiere dedicarle un tiempo, pero podemos conseguir desarrollar todas estas acciones en menos horas si usamos una serie de herramientas digitales, así como si tenemos en cuenta otros aspectos importantes.
Si hacemos una estimación de dos días por semana empleados en la gestión e intercambio de la documentación de PRL, estarás invirtiendo más de 100 días al año, que son más de 14 semanas. Ese tiempo podrías dedicarlo a otras tareas relacionadas con la prevención de riesgos laborales, como la vigilancia de seguridad y salud, el fomento de la cultura preventiva o la formación de empleados.
¿Podemos reducir este periodo de tiempo empleado?
Hay muchas formas de acortar los plazos. Puedes externalizar, sobre un tercero, el servicio de la gestión documental de tus empleados y externos, corriendo el riesgo de no tener un control real y exhaustivo del estado de la prevención y la seguridad de los empleados.
La mejor opción es contar con una herramienta que nos permita realizar una automatización de la gestión documental sin perder el control y realizarla en mucho menos tiempo.
Gracias a contar con una herramienta de automatización, estarás logrando que tu empresa sea mucho más productiva, lo que al final repercutirá en mayores beneficios para la compañía.
¿Cuáles son las claves para hacer una gestión CAE eficaz?
- Clasificar a las empresas en función de la tipología del trabajo realizado. Uno de los principales problemas a los que se enfrenta un responsable de PRL es la identificación de la actividad y los riesgos asociados a ésta de todas sus empresas colaboradoras. Es de vital importancia conocer estos aspectos para, en función de sus tareas, clasificarlas y solicitar la documentación correspondiente a cada una de ellas y a sus trabajadores.
- Elaborar un procedimiento de CAE. Una vez identificadas las empresas y definida la documentación a solicitar marcada por la normativa vigente, se debe establecer una metodología ágil y eficiente de solicitud y recopilación de toda la documentación.
- Establecer los escenarios posibles de CAE que se pueden dar. Otro aspecto muy importante a considerar es la concurrencia de diferentes actividades y riesgos en los centros de trabajo. Por ello, el responsable debe valorar la generación de nuevos riesgos e informar a todas las empresas y personas expuestas a ellos para aplicar las medidas preventivas necesarias.
- Fomentar acciones preventivas: Reuniones y sesiones participativas periódicas. Es de esencial importancia, realizar seguimiento periodico de la acción preventiva mediante la organización de reuniones con el fin de asegurar la correcta interlocución con todas las empresas participantes.
- Centrarse en acciones preventivas. Gracias al uso de herramientas digitales que ayudan a automatizar la recopilación de la documentación, el responsable de PRL dispondrá de más tiempo para realizar otras labores igualmente importantes en su día a día.
- Priorizar la comunicación sobre la información. A través de un plataforma de gestión CAE, las empresas podrán enviar comunicados a todas las empresas colaboradoras, ya sea para informarles de algún cambio normativo, nuevo procedimiento de actuación, normas básicas de seguridad, etc.
- Usar herramientas informáticas de apoyo o soporte. Utilizar y disfrutar un sistema como Konvergia, ayuda de una gran manera a las empresas a liberar exponencialmente el tiempo de su jornada para realizar labores no menos importantes de la prevención de riesgos laborales y elevar así la seguridad en sus centros de trabajo. Las empresas que ya disfrutan de ello, han visto cómo se ha reducido en un porcentaje muy elevado el tiempo destinado a gestiones administrativas.
