No cabe duda de que la coordinación de actividades empresariales y en concreto su desarrollo normativo aprobado mediante Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales, pretenden dar solución a una cuestión cada vez más frecuente y de gran importancia, como es la subcontratación empresarial y el consecuente aumento del riesgo para la seguridad y salud derivado de la coincidencia de trabajadores de diferentes empresas en el mismo centro de trabajo.
Es imprescindible, y además legalmente obligatorio, realizar dicha coordinación de manera eficaz para garantizar que todos los trabajadores de las empresas concurrentes, gocen de unos niveles de seguridad adecuados.
Pero la coordinación de actividades empresariales, si no se hace de manera eficiente y apoyándose en herramientas digitales, puede terminar siendo un verdadero tormento para el empresario o el personal de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa, que se ven abocados a revisar y analizar miles de documentos remitidos por las empresas contratistas y/o subcontratistas.
Esto acaba generando cantidades innecesarias de papel que terminan por convertir la coordinación de actividades empresariales en pura burocracia, perdiendo así su verdadera esencia, que es la de evitar los riesgos debidos a la presencia conjunta de varias empresas en el mismo centro de trabajo.
Otro de los problemas existentes con los que se enfrentan los técnicos de PRL, es el envío de la documentación por parte de los contratistas/subcontratistas por diversos medios (papeles entregados en mano, documentos enviados por email a diferentes direcciones, fax, whatsApp, etc).
También la existencia de varios interlocutores o incluso varios departamentos implicados, tanto por parte de la empresa titular, como de las contratas… lleva a que muchas veces la documentación se extravíe, o no se encuentra en el lugar donde se necesita y acaba generando una sensación de que la Coordinación de Actividades Empresariales es ineficaz, burocrática y caótica.
Si además añadimos a esto la existencia de múltiples plataformas CAE, suministradas por empresas proveedoras distintas, hace que las tareas repetitivas se incrementen enormemente, puesto que las contratas deben subir el mismo documento a diferentes plataformas y en distintos formatos, lo que supone un aumento de la carga de trabajo y del tiempo dedicado a estas tareas, puramente administrativas y repetitivas.
Entre los principales problemas derivados de una ineficiente coordinación de actividades empresariales podemos señalar las siguientes:
- Pérdida de tiempo por parte del personal implicado en la CAE y del empresario, que no lo pueden emplear en tareas más productivas
- Generación innecesaria de papel y de documentación solicitada a contratistas y subcontratistas, lo que hace difícil su análisis y trazabilidad y puede dar lugar a errores
- Exceso de burocracia tanto para la empresa titular como para el contratista, realizando tareas repetitivas e innecesarias
- Reducción del tiempo que los técnicos de PRL pasan en la zona de ejecución de los trabajos, al tener que abordar tareas de oficina, lo que redunda en un menor control del riesgo
- Problemas en las inspecciones por perdidas de documentos importantes o extravío, cuyas consecuencias pueden ser graves en caso de accidentes
- Caos y atascos a la hora de acceso al centro de trabajo
- Retrasos en la ejecución de los trabajos por parte de las empresas contratistas al no disponer de la documentación aportada necesaria para acceder al centro
- Falta de comunicación fluida entre la empresa titular y las contratas
Por todo ello, es de especial relevancia disponer de plataformas digitales y automatizadas que nos permiten realizar toda esta Coordinación de Actividades Empresariales de manera ágil, sencilla, unificada en un solo lugar, automática, sin papel, homogénea y organizada.
Si además todas esas aplicaciones para la CAE se unen en una plataforma común como es Konvergia la coordinación de actividades empresariales acaba convirtiéndose en una tarea sencilla y eficiente, puesto que toda esa documentación viaja a través de las diferentes plataformas adheridas a Konvergia, sin necesidad de que el contratista suba varias veces el mismo documento. Konvergia hace la CAE fácil y sencilla, todo con el único fin de evitar los accidentes en el lugar de trabajo.
