Si te ves capaz de hacer cumplir los sueños de la gente, ¿por qué no vas a hacerlo? Con este pensamiento conformamos Konvergia, resultado de la colaboración de las principales plataformas de gestión documental CAE (UCAE, Metacontratas, Dokify, SG Red, Construred, EcoGestor y 6Conecta).
“¿Y si cargara el seguro de RC en una de las plataformas y “mágicamente” se cargara también en las otras?”. La de tiempo que ahorraría”. No creo pretencioso imaginar que esta pregunta o similar se ha hecho más de algún responsable de la gestión de la documentación CAE de muchas contratas.
Entendemos esta casuística precisamente porque son nuestras plataformas las que solicitan, reciben y custodian su documentación en nombre de las empresas principales. La “magia” la pone la tecnología. Y si nos lo permite, ¿por qué no hacerlo?
El protagonismo de este proyecto es, sin duda, de los equipos técnicos de cada una de las plataformas. Capaces de hacer algo que a la mayoría de los mortales nos parece eso, magia: conseguir que estas plataformas online, diseñadas de forma independiente, sean capaces de “hablar” entre ellas.
Pero, además de hacer realidad la automatización en el intercambio documental entre plataformas, nuestros técnicos se han esmerado en que estas transferencias sean seguras. Garantizando los altos estándares de ciberseguridad y protección de datos que caracterizan a cada una de nuestras plataformas.
Un documento, una carga y múltiples plataformas
Para entendernos. Cuando decimos que dos programas informáticos, como lo son las plataformas CAE, “hablan” entre ellas y actúan según la información que reciben de las demás, estamos hablando de automatización.
Y, ¿qué tiene que hacer distinto la persona responsable de cargar la documentación para que empiece la “magia”? NADA. Absolutamente nada nuevo. El único cambio que percibe es que en lugar de cargar el mismo documento siete veces, solo lo tiene que cargar una vez en una de las plataformas.
La automatización nos permite eliminar tareas repetitivas. Ya se encargan las plataformas de “hablar” entre ellas e intercambiarse la documentación. El responsable de la gestión CAE solo tiene que cargar el archivo del documento en una de ellas, a partir de ahí se automatiza su carga en el resto de plataformas.
El proceso es el siguiente. Una primera plataforma recibe el documento que le carga la contrata. Seguidamente esta plataforma les dice a las demás: “Tengo el seguro de RC de tal empresa. ¿A alguna os falta?”. Y se lo remite a aquellas que no lo tengan. Cargas en una y, automáticamente, se carga en aquellas a las que les falta el documento o esté próximo a caducar.
Cómo empezar a disfrutar de este servicio gratuito
Muy sencillo. Tan fácil como cualquier otro registro online. Solo necesitamos saber los datos de tu empresa, las plataformas que utilizas, unas credenciales de acceso, y finalmente que nos confirmes los datos.
Una vez registrado/a ya puedes hacer la prueba. Entra en una de las plataformas que utilices y que formen parte de Konvergia. Carga un documento común, como el RLC a su recibo correspondiente, por ejemplo. Una vez lo tengas cargado, accede al resto de plataformas y comprueba que “mágicamente” se ha cargado también en aquellas en las que no tenías subido ese documento y te lo estaba solicitando. Ya te has ahorrado la tarea de volver a subir el mismo archivo al resto de plataformas.
Panel de control de la web Konvergia
Pero no hace falta que entres en cada una de las plataformas para comprobar que un documento se ha cargado en las demás cada vez que cargues un documento en una de ellas. No tendría mucho sentido entonces nuestra oferta automatizada.
Para ello hemos creado el Panel de control de Konvergia. En él puedes ver todas las transferencias documentales que ha realizado el sistema tras cargar un documento en una de nuestras plataformas.
En este panel dispones de la información necesaria para comprobar en qué plataformas se ha cargado automáticamente tu documentación, junto a otros datos de interés:
- En qué momento se cargó el documento (fecha y hora)
- A qué empresa y trabajador corresponde el documento (Empresa/Trabajador)
- En qué plataforma se cargó inicialmente (Origen)
- A qué plataformas se ha remitido (Destino)
- Qué documento se ha remitido (Tipo)
- El archivo que se ha cargado (Fichero)
La columna de Código se refiere al tipo de documento, y es una muestra de la automatización del sistema. Cada tipo de documento tiene asignado un código. Konvergia cuenta con un compendio de más de 300 tipos de documentos, cada uno con su correspondiente código, que utilizan las plataformas como un lenguaje común para saber de qué tipo de documentos “están hablando”.
En este compendio de documentos y sus referencias se incluyen todos aquellos requerimientos CAE que marca la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales y la ley PRL. Requisitos comunes en todas nuestras plataformas (RNT, certificado de cobro de salarios, aptitud médica, certificado de corriente de pago de la SS…).
Por razones obvias, no es posible incluir en este intercambio documental aquellos documentos y requisitos particulares que las empresas principales solicitan en muchas ocasiones. Formularios disponibles para descarga en la plataforma CAE que las contratas deben cumplimentar y firmar. Esta documentación singular no puede formar parte de este compendio de documentos comunes. Al menos, de momento.
Esto solo es el principio
No nos gustan las limitaciones, y aspiramos a convertirnos en el estándar de intercambio documental de Coordinación de Actividades Empresariales. Pero no podemos hacerlo solos. Necesitamos el feedback de nuestros usuarios en la fase beta en la que nos encontramos como un naranjo necesita agua para dar naranjas.
Y es que la vida es un negocio, incluso para los naranjos. Seamos francos, nadie da nada a cambio de nada. Por ello, esperamos de nuestros usuarios solo una cosa a cambio del uso de nuestro servicio gratuito en la fase beta: cualquier indicación, crítica, observación, propuesta, idea, sugerencia de mejora… que nos ayude a desarrollar nuevas funcionalidades y mejoras del servicio que lleven a Konvergia más allá del intercambio documental entre plataformas.
No lo sueñes y pruébalo. Regístrate en nuestra web de Konvergia, disfruta de nuestro servicio de forma completamente gratuita en la fase beta. Y una vez como usuario/a, si ves cosas que podemos mejorar, funciones que crees te serían útiles que se implementaran, o cualquier cuestión que consideres oportuno transmitirnos, te escucharemos bien atentos. Nos interesa escucharte.
